Tiền lương làm thêm giờ vượt mức có được trừ thuế TNDN và miễn thuế TNCN?

Khi phát sinh nhu cầu sản xuất, hoàn thành đơn hàng hoặc xử lý công việc cấp bách, doanh nghiệp có thể tổ chức cho người lao động làm thêm giờ. Vấn đề thường phát sinh là số giờ làm thêm thực tế vượt giới hạn của pháp luật lao động nhưng doanh nghiệp vẫn trả đủ tiền lương cho người lao động. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần tách biệt ba nghĩa vụ:

Nghĩa vụ trả lương cho người lao động; Việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp; Việc xác định thu nhập được miễn thuế thu nhập cá nhân.

Kết luận nhanh

Như vậy, câu trả lời ngắn gọn là:

• Về thuế TNDN: phần tiền lương tương ứng với thời gian làm thêm vượt giới hạn pháp luật lao động không được trừ.
• Về thuế TNCN: phần tiền lương làm thêm vượt mức không được miễn thuế mà phải tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động.

Giới hạn làm thêm giờ được xác định như thế nào?

Theo Điều 107 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 60 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải kiểm tra đồng thời giới hạn làm thêm theo ngày, tháng và năm.

Giới hạn theo ngày

Khi làm thêm vào ngày làm việc bình thường, tổng số giờ làm thêm không được vượt quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày.

Nếu doanh nghiệp áp dụng thời giờ làm việc bình thường theo tuần, tổng số giờ làm việc bình thường và làm thêm không được vượt quá 12 giờ trong một ngày.

Đối với ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ hoặc ngày Tết, số giờ làm thêm không được vượt quá 12 giờ trong một ngày.

Giới hạn theo tháng

Tổng thời gian làm thêm của người lao động không được vượt quá 40 giờ trong một tháng.

Giới hạn theo năm

Giới hạn thông thường là 200 giờ trong một năm.

Một số ngành nghề, công việc hoặc trường hợp được phép tổ chức làm thêm đến 300 giờ trong một năm, nhưng doanh nghiệp phải:

• Thuộc đúng trường hợp được pháp luật cho phép;
• Đáp ứng các điều kiện tổ chức làm thêm;
• Thực hiện thủ tục thông báo cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh theo quy định.

Vì vậy, không phải cứ làm thêm trên 200 giờ trong năm là đương nhiên vượt mức. Nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp được làm thêm đến 300 giờ và đã thực hiện đúng điều kiện, thủ tục thì thời gian từ trên 200 giờ đến 300 giờ vẫn có thể là thời gian làm thêm hợp pháp.

Ngược lại, việc tổng số giờ làm thêm chưa vượt 200 hoặc 300 giờ trong năm không có nghĩa là doanh nghiệp được bỏ qua giới hạn theo ngày và theo tháng. Các giới hạn này phải được kiểm tra đồng thời.

Tiền lương làm thêm vượt mức có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Quy định áp dụng

Khoản 23 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định khoản chi cho làm thêm giờ vượt mức thời gian theo pháp luật lao động thuộc nhóm chi phí không được trừ.

Quy định này tiếp tục được thể hiện trong Văn bản hợp nhất 19/VBHN-BTC ngày 4/6/2026.

Cách xử lý

Doanh nghiệp phải loại khỏi chi phí được trừ phần tiền lương, tiền công gắn với số giờ làm thêm vượt giới hạn.

Việc doanh nghiệp:

• Đã trả tiền cho người lao động;
• Có bảng lương và bảng chấm công;
• Có hợp đồng lao động;
• Có quyết định làm thêm giờ;
• Hạch toán đầy đủ vào chi phí;

không làm thay đổi kết quả trên, vì đây là trường hợp bị loại trực tiếp do không đáp ứng quy định của pháp luật chuyên ngành.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nhất thiết phải loại toàn bộ tiền lương làm thêm trong kỳ. Phần làm thêm hợp pháp vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện chung tại Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và có đầy đủ hồ sơ chứng minh.

Làm thêm vượt giới hạn ngày nhưng chưa vượt tháng hoặc năm thì xử lý thế nào?

Pháp luật lao động quy định đồng thời giới hạn theo ngày, tháng và năm. Vì vậy, về nguyên tắc, nếu người lao động vượt giới hạn trong một ngày thì phần tiền lương tương ứng với số giờ vượt ngày vẫn có rủi ro bị coi là chi phí không được trừ, kể cả khi tổng thời gian làm thêm trong tháng chưa vượt 40 giờ hoặc trong năm chưa vượt 200 giờ.

Ví dụ (số liệu giả định): doanh nghiệp áp dụng thời giờ làm việc bình thường 8 giờ/ngày. Người lao động làm thêm 6 giờ trong một ngày làm việc bình thường. Trong trường hợp không thuộc cơ chế tính giờ đặc thù, giới hạn làm thêm của ngày đó thông thường là 4 giờ. Hai giờ vượt giới hạn cần được doanh nghiệp tách riêng để xử lý thuế.

Do đó, chỉ theo dõi tổng số giờ làm thêm lũy kế trong năm là chưa đủ.

Tiền lương làm thêm vượt mức có được miễn thuế TNCN không?

Quy định từ kỳ tính thuế năm 2026

Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định tiền lương, tiền công làm thêm giờ được miễn thuế TNCN nếu việc làm thêm phù hợp với điều kiện và thời gian theo pháp luật lao động.

Khoản 3 Điều này đồng thời quy định: nếu tiền lương làm thêm vượt mức pháp luật cho phép thì phần vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.

Theo đó:

• Tiền lương tương ứng với thời gian làm thêm hợp pháp: được miễn thuế TNCN nếu đáp ứng điều kiện và có tài liệu chứng minh;
• Tiền lương tương ứng với số giờ vượt giới hạn: không được miễn thuế và phải cộng vào thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công.

Đây là quy định áp dụng đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú từ kỳ tính thuế năm 2026. Đối với số thuế đã kê khai từ ngày 1/1/2026 đến trước khi Nghị định 253/2026/NĐ-CP có hiệu lực, doanh nghiệp không phải nộp lại hồ sơ tháng hoặc quý mà thực hiện điều chỉnh khi quyết toán thuế năm 2026.

Ví dụ về cách tách thuế TNDN và thuế TNCN(số liệu giả định, minh họa)

Giả sử trong một tháng:

• Giới hạn làm thêm hợp pháp áp dụng với người lao động: 40 giờ;
• Số giờ làm thêm thực tế: 42 giờ;
• Không có vi phạm giới hạn theo ngày hoặc năm ngoài hai giờ vượt tháng;
• Tiền lương làm thêm bình quân: 150.000 đồng/giờ.

Doanh nghiệp vẫn phải trả đủ 6.300.000 đồng cho người lao động. Việc 300.000 đồng bị loại khi tính thuế TNDN không làm mất nghĩa vụ thanh toán tiền lương.

Ví dụ trên sử dụng mức lương làm thêm bình quân để minh họa. Trong thực tế, doanh nghiệp phải xác định phần vượt căn cứ vào ngày làm thêm, loại ngày làm việc, mức lương áp dụng và bảng tính lương chi tiết.

Toàn bộ lương làm thêm hợp pháp có được miễn thuế TNCN từ năm 2026 không?

Theo cách diễn đạt tại Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, khoản được miễn là tiền lương, tiền công làm thêm giờ tại nơi làm việc nếu đáp ứng điều kiện và thời gian theo pháp luật lao động.

Vì vậy, khi áp dụng quy định cho kỳ tính thuế năm 2026, doanh nghiệp cần tránh tiếp tục sử dụng máy móc cách tính của quy định trước đây, theo đó chỉ phần tiền lương trả cao hơn mức lương của giờ làm việc bình thường mới được miễn thuế.

Doanh nghiệp nên cập nhật cấu hình phần mềm tiền lương, mã thu nhập và quy trình quyết toán TNCN năm 2026 phù hợp với quy định mới.

Trường hợp nào làm thêm trên 200 giờ vẫn không bị coi là vượt mức?

Thời gian làm thêm trên 200 giờ nhưng không quá 300 giờ trong năm chưa chắc là vượt mức nếu doanh nghiệp:

• Hoạt động trong ngành nghề hoặc thuộc trường hợp được phép làm thêm đến 300 giờ;
• Có sự đồng ý hợp lệ của người lao động;
• Không vượt giới hạn theo ngày và tháng;
• Thực hiện thủ tục thông báo theo quy định;
• Có đầy đủ hồ sơ chứng minh.

Ngoài ra, Điều 108 Bộ luật Lao động quy định một số trường hợp đặc biệt liên quan đến quốc phòng, an ninh, thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm hoặc bảo vệ tính mạng, tài sản mà giới hạn tại Điều 107 không áp dụng.

Doanh nghiệp áp dụng trường hợp đặc biệt cần lưu giữ tài liệu chứng minh đầy đủ. Không nên chỉ ghi chung trong quyết định làm thêm là "do yêu cầu công việc cấp bách", bởi không phải mọi công việc khẩn cấp trong hoạt động kinh doanh đều thuộc trường hợp đặc biệt của Điều 108.

Hồ sơ doanh nghiệp nên chuẩn bị

Để bảo vệ việc tính chi phí được trừ và miễn thuế TNCN đối với phần làm thêm hợp pháp, doanh nghiệp nên lưu giữ:

• Hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và quy chế tiền lương;
• Văn bản thể hiện sự đồng ý làm thêm của người lao động;
• Đề nghị hoặc quyết định phê duyệt làm thêm;
• Bảng chấm công chi tiết theo từng ngày;
• Bảng theo dõi số giờ làm thêm lũy kế theo tháng và năm;
• Bảng tính tiền lương làm thêm theo từng loại ngày;
• Bảng kê thời gian và tiền lương làm thêm theo Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP;
• Chứng từ thanh toán tiền lương;
• Thông báo làm thêm trên 200 giờ đến 300 giờ trong năm, nếu thuộc trường hợp áp dụng;
• Bảng đối chiếu riêng giữa phần làm thêm hợp pháp và phần vượt giới hạn.

Nếu không lập bảng kê riêng phục vụ miễn thuế TNCN, doanh nghiệp phải có khả năng chứng minh thông qua bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động và tài liệu hợp pháp khác.

Những sai sót doanh nghiệp thường gặp

Chỉ kiểm tra giới hạn 200 hoặc 300 giờ trong năm

Doanh nghiệp có thể chưa vượt giới hạn năm nhưng đã vượt 40 giờ trong tháng hoặc vượt giới hạn của một ngày.

Cho rằng đã trả thực tế thì được tính vào chi phí

Nghĩa vụ trả lương và điều kiện khấu trừ thuế TNDN là hai vấn đề độc lập. Khoản đã chi thực tế vẫn có thể bị loại khi quyết toán thuế.

Miễn thuế TNCN cho toàn bộ tiền tăng ca

Doanh nghiệp phải tách phần làm thêm hợp pháp và phần vượt mức. Phần vượt mức phải cộng vào thu nhập chịu thuế.

Mặc định mọi trường hợp trên 200 giờ đều vi phạm

Một số ngành nghề và trường hợp được làm thêm đến 300 giờ trong năm nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện và thủ tục.

Không theo dõi riêng phần vượt giới hạn

Nếu bảng lương chỉ thể hiện tổng tiền tăng ca mà không xác định được số giờ hợp pháp và số giờ vượt mức, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi giải trình cả thuế TNDN và thuế TNCN.

Khuyến nghị thực hiện

Doanh nghiệp nên thiết lập cơ chế cảnh báo làm thêm theo ba cấp: ngày, tháng và năm. Phần mềm chấm công nên tự động khóa hoặc cảnh báo khi người lao động sắp vượt một trong các giới hạn áp dụng.

Nếu đã phát sinh làm thêm vượt mức, doanh nghiệp nên:

• Xác định chính xác số giờ vượt theo từng người lao động;
• Tính tiền lương tương ứng với phần vượt;
• Vẫn thanh toán đầy đủ tiền lương cho người lao động;
• Hạch toán theo bản chất khoản chi;
• Loại phần chi vượt mức khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN;
• Cộng phần tiền lương vượt mức vào thu nhập chịu thuế TNCN;
• Lưu bảng đối chiếu và tài liệu giải trình.

ICAW có thể hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

Tùy thuộc vào phạm vi công việc, ICAW có thể hỗ trợ doanh nghiệp:

• Rà soát quy chế tiền lương và quy trình làm thêm giờ;
• Đối chiếu dữ liệu chấm công với giới hạn lao động;
• Xác định phần chi phí phải điều chỉnh khi quyết toán thuế TNDN;
• Rà soát việc miễn thuế TNCN đối với tiền lương làm thêm;
• Chuẩn hóa bảng lương, bảng kê và hồ sơ giải trình;
• Đánh giá ảnh hưởng của quy định mới đối với quyết toán thuế năm 2026.

Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, Điều 107, Điều 108.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động, Điều 60, Điều 61.
• Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản 23 Điều 10, Điều 9.
• Văn bản hợp nhất số 19/VBHN-BTC ngày 04/6/2026 của Bộ Tài chính (hợp nhất Nghị định 320/2025/NĐ-CP).
• Nghị định 253/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập cá nhân, Điều 26, Điều 69, Điều 70.

Lưu ý: Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn chuyên môn cụ thể đối với từng trường hợp doanh nghiệp. Việc xác định số giờ làm thêm hợp pháp còn phụ thuộc vào chế độ thời giờ làm việc, ngành nghề, ngày làm thêm, sự đồng ý của người lao động, trường hợp được làm thêm đến 300 giờ, thủ tục thông báo và các tình tiết thực tế khác. Doanh nghiệp có nhu cầu áp dụng vào tình huống cụ thể nên liên hệ ICAW hoặc cơ quan quản lý trực tiếp để được tư vấn.