Local File là gì? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những nội dung nào trong Hồ sơ quốc gia?

Từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2026, căn cứ pháp lý hiện hành là Nghị định số 255/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ. Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 23, Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2026; Nghị định số 132/2020/NĐ-CP và Nghị định số 20/2025/NĐ-CP hết hiệu lực kể từ ngày này.

Khoản 3 Điều 23 tiếp tục cho phép các doanh nghiệp thuộc đối tượng chuyển tiếp tại Điều 3 Nghị định số 20/2025/NĐ-CP thực hiện trong thời gian còn lại. Điều 3 Nghị định số 20/2025/NĐ-CP trực tiếp điều chỉnh phần chi phí lãi vay không được trừ, chưa được chuyển hết; đây không phải là quy định về nội dung của Local File.

Tóm tắt nội dung chính:

• Local File là một thành phần của Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết, tập trung vào người nộp thuế tại Việt Nam;
• Phụ lục II là danh mục để doanh nghiệp báo cáo tình trạng chuẩn bị, lưu trữ thông tin và tài liệu của Hồ sơ quốc gia; không nên đồng nhất việc hoàn thành biểu mẫu với toàn bộ hồ sơ hỗ trợ;
• Hồ sơ cần được lập trước thời điểm kê khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hằng năm; và
• Doanh nghiệp chỉ được miễn lập hồ sơ khi đáp ứng đầy đủ một trong các trường hợp tại Điều 20 Nghị định số 255/2026/NĐ-CP.

1. Local File là gì?

Theo khoản 11 Điều 4 Nghị định số 255/2026/NĐ-CP, Hồ sơ quốc gia bao gồm thông tin về giao dịch liên kết, chính sách giá và phương pháp xác định giá giao dịch liên kết của người nộp thuế tại Việt Nam.

Theo điểm d.2 khoản 2 Điều 18, Hồ sơ quốc gia là một thành phần của Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết. Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết còn bao gồm:

• Thông tin về quan hệ liên kết và giao dịch liên kết theo Phụ lục I;
• Hồ sơ toàn cầu – Master File theo Phụ lục III; và
• Báo cáo lợi nhuận liên quốc gia trong trường hợp thuộc đối tượng áp dụng theo Điều 19 và Phụ lục IV.

Local File và Master File không phải là một. Master File cung cấp thông tin về hoạt động kinh doanh, chính sách giá và việc phân bổ chức năng, thu nhập trong chuỗi giá trị của tập đoàn đa quốc gia trên phạm vi toàn cầu. Local File tập trung vào doanh nghiệp tại Việt Nam và các giao dịch liên kết cụ thể phát sinh trong kỳ tính thuế.

Phụ lục II có phải là toàn bộ Local File không?

Không nên đồng nhất Phụ lục II với toàn bộ tài liệu phân tích và chứng từ của Local File. Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 255/2026/NĐ-CP là danh mục các thông tin, tài liệu cần cung cấp tại Hồ sơ quốc gia. Biểu mẫu có cột “Đã lập và lưu” và “Ghi chú” để doanh nghiệp báo cáo tình trạng chuẩn bị, lưu trữ hồ sơ.

Trên cơ sở danh mục tại Phụ lục II và nghĩa vụ quy định tại Điều 18, doanh nghiệp cần chuẩn bị các phân tích, số liệu, hợp đồng, chứng từ và dữ liệu làm căn cứ cho từng nội dung có liên quan. Vì vậy, việc đánh dấu hoặc hoàn thành biểu mẫu Phụ lục II không tự nó thay thế hồ sơ phân tích và tài liệu hỗ trợ.

2. Hồ sơ quốc gia cần có những nội dung nào?

Phụ lục II Nghị định số 255/2026/NĐ-CP chia nội dung Hồ sơ quốc gia thành ba nhóm chính: thông tin về người nộp thuế, thông tin về các giao dịch liên kết và thông tin tài chính.

2.1. Thông tin về người nộp thuế

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Thông tin về cơ cấu quản lý và tổ chức, bao gồm sơ đồ tổ chức, danh sách và thông tin tóm lược về các chức danh quản lý của tập đoàn mà doanh nghiệp phải báo cáo trực tiếp, cùng địa chỉ văn phòng hoặc trụ sở chính của các chức danh này;
• Thông tin chi tiết về hoạt động và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp;
• Thông tin về việc doanh nghiệp tham gia hoặc chịu tác động từ quá trình, quyết định tái cơ cấu, chuyển nhượng vốn hoặc chuyển nhượng tài sản của tập đoàn trong năm kê khai; và
• Thông tin về các doanh nghiệp có sản phẩm, dịch vụ tương đồng trên thị trường trong nước và quốc tế, tức các đối thủ cạnh tranh chính.

Về thực hành, nhóm thông tin này cần giúp người đọc hồ sơ hiểu được vị trí của doanh nghiệp Việt Nam trong cơ cấu quản lý và chuỗi giá trị của tập đoàn. Sơ đồ sở hữu pháp lý chưa đủ để thay thế cho việc mô tả tuyến báo cáo, thẩm quyền ra quyết định và cách thức doanh nghiệp vận hành trên thực tế.

2.2. Thông tin về từng loại hoặc dòng giao dịch liên kết trọng yếu

Đây là phần cốt lõi của Local File. Đối với mỗi loại hoặc dòng giao dịch liên kết trọng yếu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các nhóm thông tin sau.

Mô tả giao dịch, bên liên kết và hồ sơ pháp lý

• Bản chất và bối cảnh thực hiện giao dịch liên kết trọng yếu, chẳng hạn mua bán hàng hóa, sản xuất, gia công, cung cấp hoặc nhận dịch vụ, vay vốn, bảo lãnh, chuyển giao hoặc sử dụng tài sản vô hình;
• Giá trị, hóa đơn, các khoản thanh toán và khoản được thanh toán trong nội bộ tập đoàn đối với từng loại giao dịch, cùng thông tin về điều chỉnh của cơ quan thuế nước ngoài nếu có;
• Các bên liên kết tham gia giao dịch và mối quan hệ giữa các bên; và
• Bản sao các thỏa thuận, hợp đồng giao dịch liên kết có liên quan.

Phân tích chức năng, tài sản và rủi ro

Doanh nghiệp phải thực hiện phân tích chức năng, tài sản và rủi ro – thường được gọi là FAR Analysis – đối với doanh nghiệp và các bên liên kết có liên quan cho từng loại giao dịch. Phân tích cũng cần phản ánh những thay đổi so với năm trước.

Theo khoản 1 Điều 6 và khoản 3 Điều 10 Nghị định số 255/2026/NĐ-CP, việc phân tích phải coi trọng bản chất và thực tiễn thực hiện giao dịch. Nội dung hồ sơ không nên chỉ lặp lại hợp đồng mà cần làm rõ bên nào thực tế thực hiện chức năng, sử dụng tài sản, kiểm soát và gánh chịu rủi ro, cũng như nhận được lợi ích kinh tế tương ứng.

Lựa chọn phương pháp xác định giá giao dịch liên kết

Hồ sơ cần:

• Thuyết minh phương pháp xác định giá phù hợp nhất đối với từng loại hoặc dòng giao dịch và lý do lựa chọn;
• Xác định bên được lựa chọn để xác định giá giao dịch liên kết, nếu phương pháp áp dụng cần lựa chọn một bên để kiểm tra, và giải trình lý do;
• Trình bày các giả định trọng yếu khi áp dụng phương pháp; và
• Giải thích lý do sử dụng dữ liệu nhiều năm, nếu có.

Tùy thuộc bản chất giao dịch, FAR Analysis và dữ liệu có thể thu thập, các phương pháp được xem xét theo Điều 13, Điều 14 và Điều 15 gồm:

• Phương pháp so sánh giá giao dịch độc lập – CUP;
• Phương pháp so sánh tỷ suất lợi nhuận gộp trên doanh thu, còn gọi là phương pháp giá bán lại – RPM;
• Phương pháp so sánh tỷ suất lợi nhuận gộp trên giá vốn, còn gọi là phương pháp giá vốn cộng lãi – CPM;
• Phương pháp so sánh tỷ suất lợi nhuận thuần – TNMM; và
• Phương pháp phân bổ lợi nhuận giữa các bên liên kết – PSM.

Việc lựa chọn không nên chỉ dựa trên phương pháp thuận tiện nhất. Phương pháp phải phù hợp với bản chất giao dịch, chức năng của các bên và độ tin cậy của dữ liệu so sánh.

Lựa chọn đối tượng so sánh và xác định khoảng giao dịch độc lập

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Danh mục và mô tả các đối tượng so sánh độc lập nội bộ hoặc bên ngoài;
• Thông tin và chỉ số tài chính phục vụ phân tích;
• Quy trình, tiêu chí tìm kiếm và nguồn dữ liệu sử dụng;
• Các khoản điều chỉnh so sánh, lý do và tài liệu về kết quả điều chỉnh;
• Các chỉ tiêu tài chính định lượng được lựa chọn và lý do sử dụng; và
• Phân tích chứng minh kết quả áp dụng phương pháp tuân thủ nguyên tắc giao dịch độc lập.

Khoản 1 Điều 7 và khoản 4 Điều 17 ưu tiên xem xét đối tượng so sánh nội bộ của người nộp thuế nếu dữ liệu đủ tin cậy và giao dịch có mức độ tương đồng phù hợp. Trường hợp sử dụng dữ liệu bên ngoài, doanh nghiệp phải lưu được quy trình tìm kiếm, tiêu chí sàng lọc, nguồn dữ liệu và các bước điều chỉnh khác biệt trọng yếu.

Theo khoản 3 Điều 18, dữ liệu, chứng từ và tài liệu sử dụng làm căn cứ phân tích phải nêu rõ nguồn gốc xuất xứ. Nếu dữ liệu của đối tượng so sánh độc lập là số liệu kế toán, doanh nghiệp phải lưu trữ và có khả năng cung cấp cho cơ quan thuế bản mềm dưới định dạng bảng tính.

Các thỏa thuận về thuế có liên quan

Hồ sơ cần bao gồm bản sao các Thỏa thuận trước về phương pháp xác định giá tính thuế – Advance Pricing Agreement (APA) đơn phương, song phương hoặc đa phương và các thỏa thuận khác về thuế liên quan đến giao dịch của doanh nghiệp mà cơ quan thuế Việt Nam không phải là một bên tham gia thỏa thuận, ký kết, nếu có.

2.3. Thông tin tài chính

Nhóm thông tin tài chính gồm:

• Báo cáo tài chính của năm kê khai;
• Thông tin về kế hoạch phân bổ và cách sử dụng dữ liệu tài chính khi áp dụng phương pháp xác định giá giao dịch liên kết;
• Mô tả tóm tắt dữ liệu tài chính được sử dụng trong phân tích so sánh và nguồn dữ liệu; và
• Đối với doanh nghiệp có kết quả kinh doanh thua lỗ từ ba năm trở lên, phần tóm tắt và giải trình nguyên nhân cùng kế hoạch kinh doanh, đầu tư và chiến lược phát triển.

Doanh nghiệp cần có khả năng đối chiếu số liệu từ sổ kế toán, báo cáo tài chính, Phụ lục I và từng dòng giao dịch được phân tích trong Local File. Báo cáo tài chính là một thành phần của nhóm thông tin này nhưng chưa tự nó giải thích cách phân bổ và sử dụng dữ liệu tài chính trong phân tích giao dịch liên kết.

3. Doanh nghiệp nào phải lập Hồ sơ quốc gia?

Về nguyên tắc, tổ chức là đối tượng nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, có phát sinh giao dịch với bên có quan hệ liên kết theo Điều 5 Nghị định số 255/2026/NĐ-CP, phải thực hiện nghĩa vụ kê khai và lập Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết theo Điều 18, trừ trường hợp được miễn theo Điều 20. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết Giao dịch liên kết là gì? Những trường hợp cần lưu ý khi xác định bên liên kết.

Các trường hợp miễn cần được phân biệt như sau.

3.1. Chỉ phát sinh giao dịch liên kết trong nước

Khoản 1 Điều 20 áp dụng khi doanh nghiệp chỉ phát sinh giao dịch với các bên liên kết đều là đối tượng nộp thuế thu nhập doanh nghiệp tại Việt Nam, áp dụng cùng mức thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp và không bên nào được hưởng ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp trong kỳ tính thuế.

Khi đáp ứng đủ các điều kiện này, người nộp thuế được miễn kê khai xác định giá giao dịch liên kết tại Mục III, Mục IV Phụ lục I và miễn lập Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết, nhưng vẫn phải kê khai căn cứ miễn trừ tại Mục I, Mục II Phụ lục I.

3.2. Tổng doanh thu và tổng giá trị giao dịch liên kết dưới ngưỡng

Theo điểm a khoản 2 Điều 20, người nộp thuế có tổng doanh thu phát sinh của kỳ tính thuế dưới 50 tỷ đồng và tổng giá trị tất cả giao dịch liên kết phát sinh trong kỳ dưới 30 tỷ đồng được miễn lập Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết, nhưng vẫn có trách nhiệm kê khai theo Phụ lục I.

Hai điều kiện về doanh thu và giá trị giao dịch liên kết phải được đáp ứng đồng thời.

3.3. Đã ký kết APA và nộp báo cáo thường niên

Điểm b khoản 2 Điều 20 quy định trường hợp người nộp thuế đã ký kết Thỏa thuận trước về phương pháp xác định giá tính thuế và thực hiện nộp báo cáo thường niên theo quy định pháp luật về APA được miễn lập Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết.

Đối với các giao dịch liên kết không thuộc phạm vi áp dụng APA, người nộp thuế vẫn có trách nhiệm kê khai, xác định giá giao dịch liên kết theo Điều 18, trừ khi giao dịch hoặc người nộp thuế đồng thời thuộc một trường hợp miễn khác.

3.4. Đáp ứng đồng thời điều kiện về tài sản vô hình, doanh thu và tỷ suất lợi nhuận

Theo điểm c khoản 2 Điều 20, người nộp thuế được miễn lập hồ sơ khi đồng thời:

• Không phát sinh doanh thu, chi phí từ hoạt động khai thác, sử dụng tài sản vô hình;
• Có doanh thu dưới 500 tỷ đồng; và
• Áp dụng tỷ suất lợi nhuận thuần chưa trừ chi phí lãi vay và thuế thu nhập doanh nghiệp, không bao gồm chênh lệch doanh thu và chi phí của hoạt động tài chính, trên doanh thu thuần từ 5% trở lên đối với lĩnh vực phân phối, từ 10% trở lên đối với lĩnh vực sản xuất hoặc từ 15% trở lên đối với lĩnh vực gia công.

Ngưỡng doanh thu dưới 500 tỷ đồng không phải là điều kiện miễn độc lập. Doanh nghiệp chỉ được miễn lập hồ sơ theo trường hợp này khi đáp ứng đồng thời toàn bộ điều kiện nêu trên.

Đối với doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực, điểm c khoản 2 Điều 20 quy định:

• Nếu theo dõi, hạch toán riêng được doanh thu và chi phí của từng lĩnh vực: áp dụng tỷ suất tương ứng với từng lĩnh vực;
• Nếu theo dõi, hạch toán riêng được doanh thu nhưng không theo dõi, hạch toán riêng được chi phí: phân bổ chi phí theo tỷ lệ doanh thu của từng lĩnh vực, sau đó áp dụng tỷ suất tương ứng; và
• Nếu không theo dõi, hạch toán riêng được cả doanh thu và chi phí của từng lĩnh vực: áp dụng tỷ suất của lĩnh vực có tỷ suất cao nhất.

Cũng cần lưu ý, miễn kê khai hoặc miễn lập Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết không đồng nghĩa với việc được miễn toàn bộ nghĩa vụ quản lý thuế đối với giao dịch liên kết. Khoản 3 Điều 20 vẫn yêu cầu doanh nghiệp thuộc trường hợp miễn thực hiện quy định về tổng chi phí lãi vay được trừ tại khoản 3 Điều 16 nếu có phát sinh giao dịch liên kết và chi phí lãi vay thuộc phạm vi áp dụng.

4. Doanh nghiệp nên chuẩn bị những tài liệu thực tế nào?

Phụ lục II quy định các nhóm nội dung phải có. Từ thực tiễn rà soát hồ sơ, ICAW lưu ý doanh nghiệp thường cần tập hợp các tài liệu hỗ trợ phù hợp, chẳng hạn:

• Sơ đồ sở hữu, sơ đồ tổ chức, tuyến báo cáo và ma trận thẩm quyền phê duyệt;
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và tài liệu liên quan đến ưu đãi thuế;
• Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán, hồ sơ hải quan và chứng từ giao nhận;
• Chính sách giá nội bộ tập đoàn và tài liệu giải thích cơ sở phân bổ chi phí;
• Hồ sơ chứng minh dịch vụ thực tế đã được cung cấp và lợi ích doanh nghiệp nhận được;
• Hợp đồng vay, lịch trả nợ, cách xác định lãi suất, hồ sơ bảo lãnh và tài liệu chứng minh mục đích sử dụng vốn;
• Sổ chi tiết theo từng bên liên kết, từng loại giao dịch và báo cáo kết quả kinh doanh theo bộ phận;
• Bảng đối chiếu số liệu giữa Local File, báo cáo tài chính, sổ kế toán và các phụ lục kê khai;
• Kết quả tìm kiếm đối tượng so sánh, dữ liệu gốc, tiêu chí sàng lọc và file tính toán; và
• Kế hoạch kinh doanh, ngân sách, biên bản họp hoặc tài liệu khác giải thích các thay đổi lớn, tái cơ cấu hoặc tình trạng thua lỗ kéo dài.

Đây là khuyến nghị thực hành để hỗ trợ chứng minh các nội dung theo Phụ lục II, không phải danh mục áp dụng máy móc cho mọi doanh nghiệp. Phạm vi tài liệu cần thu thập phải được xác định theo tính chất, giá trị và mức độ rủi ro của từng giao dịch.

5. Thời điểm lập, kê khai, cung cấp và cập nhật Local File

Local File phải được lập khi nào?

Khoản 3 Điều 18 quy định Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết phải được lập trước thời điểm kê khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hằng năm, đồng thời phải được lưu giữ và xuất trình theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Điểm c khoản 2 Điều 18 còn quy định người nộp thuế kê khai thông tin theo Phụ lục I, Phụ lục II và Phụ lục III, nộp cùng Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Nghĩa vụ cụ thể cần được xác định cùng với các trường hợp miễn tại Điều 20. Đối với doanh nghiệp thuộc diện phải lập hồ sơ, việc nộp các phụ lục không thay thế nghĩa vụ chuẩn bị, lưu giữ các phân tích và tài liệu hỗ trợ của Local File và Master File.

Thời hạn cung cấp cho cơ quan thuế

Trong quá trình tham vấn trước khi tiến hành kiểm tra theo Điều 21, doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ, chính xác Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết trong thời hạn không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu. Trường hợp có lý do chính đáng, thời hạn được gia hạn một lần nhưng không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày hết hạn.

Đối với yêu cầu cung cấp hồ sơ trong một cuộc kiểm tra thuế cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện theo văn bản yêu cầu và quy định của pháp luật quản lý thuế áp dụng cho cuộc kiểm tra; không nên mặc nhiên cho rằng thời hạn gia hạn trên được áp dụng trong mọi trường hợp.

Local File có phải cập nhật hằng năm không?

Đối với doanh nghiệp thuộc diện phải lập, Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết phải được chuẩn bị cho từng kỳ tính thuế. Các phần thông tin ổn định có thể được kế thừa sau khi rà soát, nhưng doanh nghiệp cần cập nhật tối thiểu:

• Cơ cấu sở hữu, quản lý và quan hệ liên kết;
• Giao dịch, hợp đồng và giá trị phát sinh trong năm;
• Thay đổi về chức năng, tài sản, rủi ro hoặc chuỗi cung ứng;
• Chính sách và phương pháp xác định giá;
• Dữ liệu tài chính, kết quả kinh doanh và bảng đối chiếu số liệu;
• Điều kiện thị trường, yếu tố kinh tế và nguyên nhân biến động lợi nhuận; và
• Dữ liệu, phạm vi và kết quả phân tích đối tượng so sánh theo quy định áp dụng cho kỳ tính thuế.

Việc cập nhật dữ liệu so sánh cần tuân thủ quy định về thời gian và phạm vi so sánh. Khoản 2 Điều 7 yêu cầu dữ liệu so sánh về tỷ suất lợi nhuận hoặc tỷ lệ phân bổ lợi nhuận phải bảo đảm ít nhất ba kỳ tính thuế liên tục. Theo khoản 1 Điều 9, chỉ đối với giao dịch liên kết mang tính đặc thù mà không tìm kiếm được đối tượng so sánh độc lập, doanh nghiệp mới thực hiện mở rộng phạm vi phân tích, so sánh về ngành, thị trường địa lý hoặc thời gian để tìm đối tượng so sánh.

Khoản 2 Điều 9 cho phép sử dụng dữ liệu của đối tượng so sánh độc lập trong niên độ trước và điều chỉnh khác biệt trọng yếu do yếu tố thời gian khi mở rộng phạm vi tại điều khoản này. Nếu áp dụng phương pháp xác định giá quy định tại Điều 14, thời gian mở rộng thu thập dữ liệu không quá một năm tài chính so với năm tài chính của người nộp thuế. Vì vậy, không nên hiểu rằng mọi số liệu so sánh đều có thể tùy ý mở rộng sang các năm khác.

6. Những sai sót thường gặp khi lập Local File

Từ thực tiễn rà soát hồ sơ, ICAW lưu ý một số sai sót thường gặp sau đây.

Chỉ thực hiện phân tích tỷ suất lợi nhuận

Việc tỷ suất lợi nhuận nằm trong khoảng giao dịch độc lập là căn cứ quan trọng, nhưng cần được xem xét cùng với tính phù hợp của phương pháp, bên được lựa chọn, tiêu chí so sánh, nguồn dữ liệu, các khoản điều chỉnh và bản chất thực tế của giao dịch.

Sử dụng hồ sơ của tập đoàn thay cho hồ sơ tại Việt Nam

Master File hoặc Local File của một quốc gia khác có thể là nguồn tham khảo, nhưng không thay thế việc phân tích doanh nghiệp Việt Nam, dữ liệu kế toán tại Việt Nam và các nội dung của Phụ lục II.

Mô tả theo hợp đồng nhưng không phù hợp với thực tế

Điều 6 Nghị định số 255/2026/NĐ-CP yêu cầu đối chiếu hợp đồng, thỏa thuận với thực tiễn thực hiện. Nếu hợp đồng xác định doanh nghiệp chịu một rủi ro nhưng doanh nghiệp không thực tế kiểm soát hoặc không có năng lực tài chính để gánh chịu rủi ro đó, nội dung hồ sơ có thể không phản ánh đúng bản chất giao dịch.

Số liệu không đối chiếu được

Chênh lệch giữa báo cáo tài chính, sổ kế toán, Phụ lục I, hóa đơn và Local File là rủi ro đáng kể. Doanh nghiệp nên lập bảng đối chiếu cho từng nhóm giao dịch trước khi hoàn thành hồ sơ.

Chỉ kiểm tra một điều kiện khi đánh giá miễn lập hồ sơ

Các trường hợp miễn tại Điều 20 đều có điều kiện và phạm vi áp dụng riêng. Doanh nghiệp cần đối chiếu đầy đủ các điều kiện, nghĩa vụ kê khai còn lại và lưu tài liệu chứng minh căn cứ miễn, thay vì chỉ kiểm tra một ngưỡng doanh thu hoặc giá trị giao dịch.

Chỉ bắt đầu lập hồ sơ sau khi nhận yêu cầu

Pháp luật yêu cầu hồ sơ được lập trước thời điểm kê khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc chỉ bắt đầu sau khi nhận yêu cầu thường làm tăng rủi ro thiếu chứng từ, thiếu dữ liệu so sánh và không thống nhất trong giải trình.

7. Quy trình chuẩn bị Local File doanh nghiệp có thể tham khảo

1. Xác định quan hệ và giao dịch liên kết: rà soát cơ cấu vốn, quyền kiểm soát, quản lý, các khoản vay, bảo lãnh và giao dịch với tổ chức, cá nhân có liên quan.
2. Đánh giá điều kiện miễn: đối chiếu riêng từng trường hợp tại Điều 20 và lưu tài liệu chứng minh căn cứ miễn nếu áp dụng.
3. Lập danh mục giao dịch: phân loại theo từng bên, bản chất giao dịch, giá trị, hợp đồng và chứng từ liên quan.
4. Thực hiện FAR Analysis: phỏng vấn các bộ phận liên quan và đối chiếu nội dung mô tả với hoạt động thực tế.
5. Lựa chọn phương pháp: xác định phương pháp phù hợp, bên được lựa chọn, chỉ tiêu lợi nhuận hoặc tiêu chí định giá.
6. Phân tích đối tượng so sánh: ưu tiên xem xét đối tượng so sánh nội bộ nếu dữ liệu đáng tin cậy; nếu sử dụng dữ liệu bên ngoài, lưu đầy đủ quy trình và nguồn dữ liệu.
7. Đối chiếu số liệu: liên kết số liệu Local File với sổ kế toán, báo cáo tài chính và các phụ lục kê khai.
8. Hoàn thiện và lưu hồ sơ: hoàn thành trước thời điểm kê khai quyết toán, lưu dữ liệu gốc và cập nhật theo từng kỳ tính thuế.

8. Một số câu hỏi thường gặp về Local File

Doanh nghiệp phải nộp toàn bộ Local File cùng hồ sơ quyết toán thuế không?

Theo điểm c khoản 2 Điều 18, người nộp thuế kê khai thông tin theo Phụ lục I, Phụ lục II và Phụ lục III, nộp cùng Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc xác định phụ lục và hồ sơ phải thực hiện cần được xem xét cùng các trường hợp miễn tại Điều 20.

Đối với doanh nghiệp thuộc diện phải lập Local File, các phân tích, hợp đồng, chứng từ và dữ liệu hỗ trợ phải được chuẩn bị, lưu giữ và cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu. Do đó, cần phân biệt biểu mẫu kê khai nộp cùng hồ sơ quyết toán với hệ thống tài liệu hỗ trợ được lưu tại doanh nghiệp.

Doanh nghiệp thua lỗ có đồng nghĩa với chuyển giá không?

Không. Kết quả thua lỗ tự nó không đủ để kết luận có hành vi chuyển giá. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần giải thích nguyên nhân trên cơ sở chức năng, rủi ro, điều kiện kinh doanh và bằng chứng thực tế. Phụ lục II yêu cầu doanh nghiệp thua lỗ từ ba năm trở lên tóm tắt nguyên nhân cùng kế hoạch kinh doanh, đầu tư và chiến lược phát triển.

Giao dịch liên kết có giá trị nhỏ có cần đưa vào Local File không?

Phụ lục II sử dụng khái niệm “loại/dòng giao dịch liên kết trọng yếu” nhưng không quy định một ngưỡng giá trị riêng để xác định tính trọng yếu cho từng loại hoặc từng dòng giao dịch. Ngưỡng 50 tỷ đồng doanh thu và 30 tỷ đồng giao dịch liên kết tại Điều 20 là điều kiện miễn lập hồ sơ ở cấp độ người nộp thuế, không phải ngưỡng để loại trừ riêng từng giao dịch khỏi Local File.

Về căn cứ pháp lý, điểm b khoản 3 Điều 21 xác định thông tin tại Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết là trọng yếu nếu thông tin đó ảnh hưởng đến kết quả phân tích lựa chọn đối tượng so sánh độc lập tương đồng, phương pháp xác định giá giao dịch liên kết hoặc kết quả điều chỉnh mức giá, tỷ suất lợi nhuận, tỷ lệ phân bổ lợi nhuận của người nộp thuế.

Về quản trị hồ sơ, ICAW cho rằng giá trị, bản chất và mức độ rủi ro của giao dịch là các yếu tố thực hành hữu ích để sàng lọc ban đầu. Tuy nhiên, đây không phải là một ngưỡng trọng yếu định lượng do Nghị định quy định và không thay thế tiêu chí pháp lý nêu trên.

Kết luận

Local File không nên được xem là một báo cáo được lập chỉ để hoàn thành thủ tục. Đây là hệ thống tài liệu giúp doanh nghiệp chứng minh chính sách giá đối với giao dịch liên kết phù hợp với chức năng thực tế, dữ liệu tài chính và nguyên tắc giao dịch độc lập.

Việc chuẩn bị hồ sơ sớm còn giúp doanh nghiệp phát hiện chênh lệch giữa hợp đồng, cách hạch toán và hoạt động thực tế; từ đó có cơ sở xử lý trước thời điểm quyết toán thuế thay vì chỉ bắt đầu giải trình sau khi cơ quan thuế yêu cầu.

ICAW hỗ trợ doanh nghiệp rà soát quan hệ liên kết và điều kiện miễn; lập hoặc soát xét Local File, Master File và các phụ lục kê khai; thực hiện FAR Analysis, lựa chọn phương pháp, phân tích dữ liệu so sánh; đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp giải trình trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ lập Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết của ICAW và bài viết Nghị định 255/2026/NĐ-CP về giao dịch liên kết: những nội dung cần lưu ý từ kỳ tính thuế năm 2026.

Căn cứ pháp lý:

• Nghị định số 255/2026/NĐ-CP trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ.
• Bản PDF có chữ ký của Nghị định số 255/2026/NĐ-CP và các phụ lục kèm theo.
• Nghị định số 20/2025/NĐ-CP trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ — chỉ tham chiếu đối với nội dung chuyển tiếp tại khoản 3 Điều 23 Nghị định số 255/2026/NĐ-CP.

Bài viết được cập nhật theo quy định có hiệu lực tại ngày 20/8/2026 và chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung. Việc áp dụng cho từng doanh nghiệp cần căn cứ vào quan hệ liên kết, giao dịch phát sinh, kỳ tính thuế và hồ sơ thực tế.