Chi phí trang phục cho người lao động: Trả bằng tiền và cấp bằng hiện vật khác nhau thế nào?

1. Căn cứ pháp lý

Theo điểm đ khoản 8 Điều 10 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP, các khoản sau không được tính vào chi phí được trừ:

• Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ;
• Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 5 triệu đồng/người/năm.

Trường hợp doanh nghiệp vừa chi trang phục bằng tiền, vừa cấp bằng hiện vật thì:

• Phần chi bằng tiền không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm;
• Phần cấp bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.

Đây là quy định trực tiếp về chi phí trang phục. Ngoài ra, khoản chi còn phải đáp ứng các điều kiện chung về chi phí được trừ tại Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP.

Căn cứ pháp lý được cập nhật theo Nghị định số 320/2025/NĐ-CP và Văn bản hợp nhất số 19/VBHN-BTC ngày 04/6/2026.

2. Chi trang phục bằng tiền

Khi doanh nghiệp trả tiền để người lao động tự mua trang phục, số tiền được tính vào chi phí được trừ tối đa là:

5 triệu đồng/người/năm

Phần chi vượt mức 5 triệu đồng phải loại khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Mức giới hạn này được xác định riêng cho từng người lao động trong năm, không phải mức bình quân cho toàn bộ lao động của doanh nghiệp.

Ví dụ 1

Trong năm 2026, Công ty A chi trang phục bằng tiền cho người lao động như sau:

Công ty không được lấy 1 triệu đồng chưa sử dụng hết của bà Bình để bù cho phần vượt mức của ông An.

Kết quả trên được xác định với giả định các khoản chi đã đáp ứng điều kiện chung về hồ sơ và phương thức thanh toán.

3. Cấp trang phục bằng hiện vật

Khi doanh nghiệp trực tiếp mua và cấp trang phục cho người lao động, điểm đ khoản 8 Điều 10 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP không quy định mức trần riêng 5 triệu đồng/người/năm.

Do đó, không nên áp dụng giới hạn 5 triệu đồng của khoản chi bằng tiền cho phần trang phục cấp bằng hiện vật.

Tuy nhiên, để được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp phải bảo đảm:

• Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh;
• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
• Đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt nếu khoản thanh toán thuộc trường hợp phải áp dụng;
• Có hồ sơ chứng minh việc mua, quản lý và cấp trang phục cho người lao động.

Pháp luật không quy định một mức trần định lượng riêng đối với trang phục bằng hiện vật. Tuy nhiên, giá trị trang phục bất thường hoặc không phù hợp với tính chất công việc có thể làm tăng rủi ro bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình về mục đích và mối liên hệ với hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Ví dụ 2

Công ty B mua đồng phục trị giá 8 triệu đồng cho một người lao động. Nếu khoản chi:

• Thực tế liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp;
• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
• Đáp ứng điều kiện thanh toán;
• Có hồ sơ chứng minh việc cấp phát,

thì toàn bộ 8 triệu đồng có thể được xem xét tính vào chi phí được trừ. Khoản chi này không bị giới hạn ở mức 5 triệu đồng chỉ vì giá trị trang phục vượt 5 triệu đồng.

4. Doanh nghiệp vừa chi bằng tiền, vừa cấp bằng hiện vật

Doanh nghiệp được phép áp dụng đồng thời cả hai hình thức.

Trong trường hợp này:

Ví dụ 3

Trong năm 2026, Công ty C:

• Chuyển khoản 5 triệu đồng tiền trang phục cho một người lao động;
• Đồng thời cấp đồng phục bằng hiện vật trị giá 3 triệu đồng, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và hồ sơ cấp phát.

Nếu các điều kiện chung được đáp ứng, tổng chi phí 8 triệu đồng có thể được tính vào chi phí được trừ, gồm:

• 5 triệu đồng chi bằng tiền;
• 3 triệu đồng cấp bằng hiện vật.

Không có quy định cộng hai khoản này lại rồi khống chế tổng cộng ở mức 5 triệu đồng/người/năm.

5. Khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên có phải chuyển khoản không?

Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP quy định khoản chi phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.

Điều kiện này được áp dụng đối với các khoản thanh toán kể từ ngày Nghị định số 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực, tức ngày 15/12/2025.

Bộ Tài chính đã có hướng dẫn xác định tiền lương, tiền công trả cho người lao động từng lần từ 5 triệu đồng trở lên thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ. Xem hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Đối với khoản chi trang phục bằng tiền, quy định hiện hành chưa tách riêng phương thức thanh toán cho khoản này. Vì vậy, theo cách áp dụng thận trọng từ điểm c khoản 1 Điều 9, doanh nghiệp nên chuyển khoản đối với khoản chi trang phục bằng tiền từng lần từ 5 triệu đồng trở lên.

Nếu doanh nghiệp chi đúng 5 triệu đồng nhưng trả bằng tiền mặt, mặc dù không vượt mức giới hạn tại điểm đ khoản 8 Điều 10, khoản chi vẫn có rủi ro bị xem xét về điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

Tương tự, khi doanh nghiệp mua trang phục bằng hiện vật, nếu khoản thanh toán cho nhà cung cấp từng lần từ 5 triệu đồng trở lên thì cũng phải kiểm tra điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

6. Hồ sơ doanh nghiệp nên chuẩn bị

Đối với khoản chi bằng tiền

Doanh nghiệp nên có:

• Hợp đồng lao động hoặc hồ sơ chứng minh quan hệ lao động;
• Quy chế tài chính, quy chế tiền lương, thỏa ước lao động tập thể hoặc văn bản nội bộ quy định về chế độ trang phục;
• Quyết định hoặc danh sách người lao động được hưởng;
• Bảng tính số tiền chi cho từng người;
• Chứng từ thanh toán, ưu tiên chuyển khoản;
• Hồ sơ hạch toán kế toán.

Đối với trang phục bằng hiện vật

Doanh nghiệp nên có:

• Quy định nội bộ về đối tượng, tiêu chuẩn và định kỳ cấp trang phục;
• Hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc đề nghị mua hàng;
• Hóa đơn và chứng từ thanh toán;
• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho nếu trang phục được quản lý qua kho;
• Danh sách cấp phát hoặc biên bản bàn giao;
• Tài liệu chứng minh người nhận là người lao động của doanh nghiệp.

Danh sách ký nhận hoặc biên bản bàn giao không phải là điều kiện bắt buộc độc lập được nêu trực tiếp tại điểm đ khoản 8 Điều 10. Tuy nhiên, đây là bằng chứng quan trọng để chứng minh trang phục đã thực tế được cấp cho người lao động.

7. Một số sai sót thường gặp

Áp mức trần 5 triệu đồng cho cả hiện vật

Đây là cách hiểu chưa đúng. Mức 5 triệu đồng/người/năm chỉ áp dụng đối với phần chi bằng tiền.

Cho rằng cấp bằng hiện vật không cần hóa đơn

Quy định trực tiếp yêu cầu phần chi trang phục bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ. Nếu không có, khoản chi không được trừ.

Chỉ kiểm tra mức trần mà bỏ qua điều kiện thanh toán

Khoản chi không vượt mức 5 triệu đồng/người/năm chưa đương nhiên được trừ. Doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra điều kiện chung tại Điều 9, đặc biệt là phương thức thanh toán đối với khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên.

Bình quân mức chi giữa các lao động

Mức giới hạn phải được theo dõi riêng cho từng người lao động trong năm. Không nên bù trừ phần chưa chi hết của người này cho phần vượt mức của người khác.

Mặc nhiên áp dụng quy định này cho người không phải người lao động

Điểm đ khoản 8 Điều 10 quy định về trang phục cho người lao động. Khoản trang phục cấp cho người không thuộc đối tượng này không được đánh giá trực tiếp theo quy định riêng nêu trên.

Khả năng được tính vào chi phí được trừ phải được xem xét theo bản chất quan hệ, mục đích khoản chi, điều kiện chung tại Điều 9 và quy định chuyên biệt khác có liên quan. Vì vậy, cũng không nên kết luận tự động rằng mọi khoản trang phục cấp cho người không phải người lao động đều không được trừ.

8. Khuyến nghị cho doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro thuế, doanh nghiệp nên:

• Quy định rõ chế độ trang phục trong quy chế nội bộ;
• Tách riêng khoản chi bằng tiền và phần cấp bằng hiện vật;
• Theo dõi mức chi bằng tiền theo từng người lao động, từng năm;
• Thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từng lần từ 5 triệu đồng trở lên;
• Lưu đầy đủ hóa đơn, chứng từ mua hàng và hồ sơ cấp phát;
• Bảo đảm khoản chi phù hợp với đối tượng, vị trí công việc và hoạt động sản xuất, kinh doanh;
• Không mô tả khoản chi bằng tiền là cấp bằng hiện vật nếu doanh nghiệp thực tế chỉ trả tiền cho người lao động.

Kết luận

Sự khác biệt quan trọng nhất nằm ở mức giới hạn:

• Chi trang phục bằng tiền: được tính vào chi phí được trừ tối đa 5 triệu đồng/người/năm;
• Cấp trang phục bằng hiện vật: không chịu mức trần riêng 5 triệu đồng nhưng phải có hóa đơn, chứng từ và đáp ứng đầy đủ điều kiện chung về chi phí được trừ.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng quy định về mức trần và quy định về phương thức thanh toán là hai điều kiện khác nhau. Một khoản chi không vượt mức 5 triệu đồng chưa chắc đã được trừ nếu không đáp ứng điều kiện về hồ sơ hoặc thanh toán.

Lưu ý: Bài viết phân tích việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Việc xác định thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động đối với khoản trang phục bằng tiền hoặc hiện vật là một nội dung riêng và không thuộc phạm vi bài viết này.